Инструкция по использованию ботов Сфера

Подробный гид по запуску CRM-бота, настройке услуг, клиентов, записей, календаря, финансов и бота-секретаря для онлайн-записи клиентов.

1. Что такое Сфера

Сфера — это бот для ведения клиентов, записей, услуг, расписания и финансов.

С помощью Сферы мастер может:

В Сфере есть два бота:

CRM-бот — для мастера. В нём настраивается бизнес, клиенты, записи, услуги и финансы.

Бот-секретарь — для клиентов. Через него клиент сам выбирает услугу, дату и время записи.

2. Первый запуск CRM-бота

Шаг 1. Откройте бота

Откройте CRM-бота и нажмите кнопку Start или «Начать». Также можно отправить команду /start.

После запуска бот начнёт регистрацию.

Шаг 2. Примите документы

Перед началом работы бот попросит принять документы:

Нажмите кнопку ✅ Принимаю. Без принятия документов пользоваться ботом нельзя.

Шаг 3. Активируйте доступ

После принятия документов бот предложит активировать доступ.

Можно выбрать пробный период на 7 дней, подписку на 1 месяц, 3 месяца или 1 год.

Чтобы начать бесплатно, нажмите 🎁 Активировать пробный период.

После этого откроется доступ к основным разделам.

Шаг 4. Укажите город

Бот попросит ввести город. Напишите название города сообщением, например: Москва.

После этого бот покажет найденный город. Нажмите ✅ Подтвердить.

Город нужен для правильного часового пояса и расписания.

Шаг 5. Укажите название для клиентов

Бот попросит ввести название, которое будут видеть клиенты. Это может быть ваше имя, название салона или название бренда.

Примеры: Анна | Маникюр, Студия красоты Мария, Иван Петров | Тренер.

После ввода названия бот завершит первичную настройку.

4. Раздел «Услуги»

Раздел «Услуги» нужен, чтобы добавить то, на что клиенты будут записываться.

Например: маникюр, стрижка, консультация, тренировка, массаж, занятие, диагностика.

У каждой услуги есть название, цена и длительность.

Как добавить услугу

  1. Откройте главное меню.
  2. Нажмите 🧾 Услуги.
  3. Нажмите ➕ Добавить услугу.
  4. Введите название услуги, например: Маникюр.
  5. Введите цену в рублях, например: 1500.
  6. Введите длительность услуги в минутах, например: 60.

После этого бот создаст услугу.

Что можно делать с услугой

В карточке услуги можно изменить название, цену, длительность, отключить услугу, включить её обратно или удалить.

Если услуга отключена, клиенты не смогут выбрать её для записи.

5. Раздел «Клиенты»

Раздел «Клиенты» нужен, чтобы хранить базу клиентов. В карточке клиента можно смотреть его данные, создавать записи и смотреть историю посещений.

Как добавить клиента

  1. Откройте главное меню.
  2. Нажмите 👥 Клиенты.
  3. Нажмите ➕ Добавить.
  4. Введите имя клиента, например: Мария.
  5. Добавьте телефон клиента.

Телефон можно выбрать из Telegram, ввести вручную или пропустить. Пример телефона: +79991234567.

Что есть в карточке клиента

В карточке клиента отображается имя, телефон, привязка к Telegram и привязка к MAX.

Также доступны кнопки: ➕ Запись, 📝 Редактировать, 🔗 Привязать контакт TG, 📜 История записей, 🗑 Удалить, 📋 К списку.

Как найти клиента

  1. Откройте раздел Клиенты.
  2. Нажмите 🔍 Поиск.
  3. Введите имя или телефон клиента.
  4. Откройте нужную карточку.

6. Раздел «Режим работы»

Режим работы нужен, чтобы бот понимал, когда вы принимаете клиентов.

Он влияет на ручное создание записей, календарь, работу секретаря и свободное время для онлайн-записи.

Как открыть режим работы

  1. Откройте главное меню.
  2. Нажмите ⚙️ Настройки.
  3. Нажмите 🕒 Режим работы.

В этом разделе можно настроить расписание по дням недели, единое расписание на все дни, шаг записи и импорт расписания из Excel или CSV.

Настройка по дням недели

Этот вариант подходит, если в разные дни у вас разное расписание.

  1. Нажмите 📅 По дням недели.
  2. Выберите день недели.
  3. Выберите готовый интервал или нажмите ✏️ Ввести вручную.
  4. Сохраните расписание.

Пример ручного ввода: 09:00-18:00.

Если есть перерыв, можно указать два интервала: 09:00-13:00, 14:00-18:00.

Единое расписание

Этот вариант подходит, если вы работаете каждый день одинаково.

  1. Нажмите 🔄 Единое расписание.
  2. Выберите готовый интервал или введите вручную.
  3. Бот применит расписание ко всем дням.

Шаг записи

Шаг записи — это то, как часто клиент может выбрать начало записи: каждые 15 минут, 30 минут или каждый час.

Если выбран шаг 30 минут, клиент сможет выбрать время 10:00, 10:30, 11:00, 11:30.

Длительность услуги настраивается отдельно в разделе «Услуги».

7. Раздел «Записи»

Раздел «Записи» нужен, чтобы создавать и управлять записями клиентов.

Запись состоит из клиента, услуги, даты, времени, статуса оплаты и статуса посещения.

Как создать запись вручную

  1. Откройте главное меню.
  2. Нажмите 📝 Записи.
  3. Нажмите ➕ Добавить.
  4. Выберите клиента.
  5. Выберите услугу.
  6. Выберите дату.
  7. Выберите время.
  8. Проверьте данные.
  9. Нажмите ✅ Подтвердить.

Как создать запись из карточки клиента

  1. Откройте раздел Клиенты.
  2. Выберите нужного клиента.
  3. Нажмите ➕ Запись.
  4. Выберите услугу.
  5. Выберите дату и время.
  6. Подтвердите запись.

Этот способ быстрее, потому что клиент уже выбран.

Как посмотреть список записей

Откройте раздел «Записи», нажмите 📋 Список записей и выберите нужную запись.

В списке можно сортировать записи по дате, клиенту и услуге.

Что можно делать с записью

В карточке записи можно отметить, что запись состоялась или клиент не пришёл, отметить оплату, отменить оплату, открыть карточку клиента или услуги, перенести, отменить или удалить запись.

Как перенести запись

  1. Откройте карточку записи.
  2. Нажмите 🔄 Перенести.
  3. Выберите новую дату.
  4. Выберите новое время.

Бот обновит запись.

Как отменить или удалить запись

Откройте карточку записи, нажмите ❌ Отменить и выберите действие: удалить только эту запись, удалить все будущие похожие записи или перенести запись.

Перед удалением бот попросит подтверждение.

Как отметить оплату

Откройте карточку записи и нажмите ✅ Оплачено. После этого сумма попадёт в раздел «Финансы».

Если нужно убрать оплату, нажмите ↩️ Отменить оплату.

8. Раздел «Календарь»

Раздел «Календарь» помогает смотреть записи по дням.

В календаре можно увидеть записи на выбранный день, открыть карточку записи, создать новую запись на свободное время и перейти к нужной дате.

Как пользоваться календарём

  1. Откройте главное меню.
  2. Нажмите 🗓 Календарь.
  3. Выберите нужный день.
  4. Посмотрите записи.
  5. Откройте нужную запись или создайте новую.

Календарь использует ваш режим работы и уже созданные записи.

9. Раздел «Финансы»

Раздел «Финансы» показывает деньги по оплаченным записям.

В разделе видно, сколько заработано сегодня, за неделю и за месяц.

Как открыть финансы

Откройте главное меню и нажмите 💼 Финансы. Бот покажет суммы за день, неделю и месяц.

Как сформировать отчёт

В разделе «Финансы» можно создать отчёт за день, неделю или месяц.

Для этого нажмите нужную кнопку: «Сформировать отчёт за день», «Сформировать отчёт за неделю» или «Сформировать отчёт за месяц».

Бот отправит файл с отчётом. В отчёте будут дата, услуга, клиент и сумма оплаты.

10. Раздел «Настройки»

Раздел «Настройки» нужен для управления CRM.

В настройках доступны разделы главного меню, уведомления, режим работы, город, подписка и обратная связь.

Разделы главного меню

Здесь можно включать и отключать разделы. Например, если вы не пользуетесь финансами, можно временно скрыть раздел «Финансы».

  1. Откройте Настройки.
  2. Нажмите 🧩 Разделы главного меню.
  3. Нажмите на нужный раздел.

Раздел включится или отключится.

Уведомления

В уведомлениях можно включить или отключить напоминания о записях и выбрать время напоминания: за 1 час, за 2 часа или за 24 часа.

Город

Если вы переехали или изначально указали город неверно, его можно изменить.

  1. Откройте Настройки.
  2. Нажмите 🏙 Мой город.
  3. Введите новый город.
  4. Подтвердите выбор.

Подписка

В разделе подписки можно посмотреть, активна ли подписка, до какой даты она действует и какие варианты оплаты доступны.

Обратная связь

Через обратную связь можно написать в поддержку, если что-то не работает, нужна помощь, есть предложение или нужно сообщить об ошибке.

11. Раздел «Секретарь»

Секретарь — это бот, через которого клиенты могут записываться самостоятельно.

Клиент открывает вашу ссылку, выбирает услугу, дату и время. После этого запись появляется у вас в CRM.

Что нужно настроить для работы секретаря

Как открыть секретаря

Откройте главное меню и нажмите 🤖 Секретарь.

Бот покажет состояние настройки: готова ли ссылка, добавлены ли услуги и настроен ли режим работы.

Пошаговая настройка секретаря

  1. Откройте раздел Секретарь.
  2. Нажмите ⚙️ Настройки секретаря.
  3. Нажмите 🧭 Пошаговая настройка.

Бот покажет, что уже готово, а что ещё нужно настроить.

12. Название для клиентов

Название для клиентов — это то, как клиент увидит вас в секретаре.

Примеры: Анна | Маникюр, Студия красоты Мария, Иван | Персональный тренер.

Чтобы изменить название, откройте Секретарь → ⚙️ Настройки секретаря → 🏷 Название для клиентов, введите новое название, и бот сохранит его.

13. Ссылка на секретаря

Ссылка на секретаря нужна, чтобы клиенты могли записываться онлайн. Её можно отправлять клиентам, размещать в профиле, на сайте, в VK, Telegram или MAX.

Чтобы создать ссылку, откройте Секретарь → ⚙️ Настройки секретаря → 🔗 Ссылки и QR-коды → 🔄 Сгенерировать Slug.

Slug — это короткая часть вашей персональной ссылки. Например: anna-massage, ivan-trener, beauty_maria.

Правила slug: от 3 до 30 символов, только английские буквы, цифры, дефис и подчёркивание.

Чтобы сделать свой slug, откройте «Ссылки и QR-коды», нажмите 🏷 Изменить Slug и введите свой вариант, например anna-nails.

QR-код

В разделе ссылок можно получить QR-код. Его удобно распечатать, повесить на рабочем месте, добавить в визитку, отправить клиенту или разместить в соцсетях.

Клиент сканирует QR-код и попадает в бот-секретарь.

14. Приветственное сообщение секретаря

Приветственное сообщение — это текст, который клиент видит в боте-секретаре. Хорошее приветствие помогает клиенту понять, что делать дальше.

Чтобы изменить приветствие, откройте Секретарь → 📨 Приветственное сообщение → 📨 Изменить сообщение, введите новый текст, и бот сохранит сообщение.

Пример текста: Здравствуйте! Здесь вы можете выбрать услугу, дату и время записи. После бронирования я подтвержу вашу запись.

Как добавить изображение

Откройте Приветственное сообщение → 📷 Изображение главного меню, отправьте фото, и бот сохранит изображение.

Изображение будет показываться клиентам в меню секретаря.

Как удалить изображение

Откройте Приветственное сообщение и нажмите 🗑 Удалить фото. После этого секретарь будет показывать только текст.

15. Кнопки меню секретаря

В меню секретаря клиент видит кнопки. Их можно включать, отключать и переименовывать.

Чтобы открыть настройку кнопок, откройте Секретарь и нажмите 📋 Настройка кнопок меню.

Чтобы включить или отключить кнопку, нажмите на кнопку с ✅ или ❌. Если была ✅ — кнопка отключится. Если была ❌ — кнопка включится.

Чтобы переименовать кнопку, нажмите ✏️ Название рядом с нужной кнопкой и введите новое название.

Примеры названий: Онлайн-запись, Стоимость услуг, Моё расписание, Отзывы клиентов.

16. Услуги для секретаря

Секретарь показывает клиентам ваши активные услуги. Если услуга не добавлена, клиент не сможет на неё записаться.

Откройте Секретарь → 🧾 Услуги, проверьте список услуг. Если услуги нет, добавьте её. Если услуга не нужна, отключите её.

17. Режим работы для секретаря

Секретарь показывает свободное время на основе вашего режима работы. Если режим работы не настроен, клиент может не увидеть свободные даты.

Откройте Секретарь → 🕒 Режим работы, проверьте дни и часы, настройте расписание, если оно пустое.

18. Рассылки

Рассылки нужны, чтобы отправлять сообщения клиентам: акции, напоминания, новости, изменения расписания и свободные окна.

Чтобы создать рассылку, откройте Секретарь → 📢 Рассылки → 📢 Сделать новую рассылку и отправьте текст сообщения.

Можно также отправить фото с подписью.

Пример: Здравствуйте! На этой неделе есть свободные окна для записи. Напишите мне или выберите время через онлайн-запись.

19. Как клиент записывается через секретаря

  1. Клиент открывает ссылку. Клиент переходит по вашей ссылке или сканирует QR-код.
  2. Клиент принимает документы. Перед записью клиент принимает согласие на обработку персональных данных и выбирает согласие или отказ от рассылок.
  3. Клиент вводит данные. Если клиент новый, бот попросит указать имя, телефон и город. Телефон можно пропустить, если бот предлагает такую возможность.
  4. Клиент выбирает услугу. В карточке услуги отображается название, цена и длительность.
  5. Клиент выбирает дату. Бот показывает доступные даты.
  6. Клиент выбирает время. После выбора даты бот показывает свободное время.
  7. Бронирование создаётся. Клиент получает сообщение с данными, а у мастера в CRM появляется новая запись.

20. Как проверить, что секретарь настроен правильно

После настройки обязательно сделайте тестовую запись.

  1. Откройте свою ссылку секретаря как клиент.
  2. Примите документы.
  3. Выберите услугу.
  4. Выберите дату.
  5. Выберите время.
  6. Завершите запись.
  7. Вернитесь в CRM-бот.
  8. Откройте раздел Записи или Календарь.
  9. Проверьте, что новая запись появилась.

Если запись появилась — секретарь настроен правильно.

21. Работа в MAX

В MAX доступны те же основные разделы: клиенты, календарь, услуги, записи, финансы, настройки и секретарь.

В MAX можно работать через кнопки и команды.

Основные команды MAX

Добавить клиента: /client_add Имя | Телефон

Пример: /client_add Мария | +79991234567

Добавить услугу: /service_add Название | Цена | Минуты

Пример: /service_add Маникюр | 1500 | 60

Создать запись: /record_add ClientID | ServiceID | DD.MM.YYYY HH:MM

Пример: /record_add 12 | 3 | 25.05.2026 14:00

Перенести запись: /record_move RecordID | DD.MM.YYYY HH:MM

Пример: /record_move 18 | 26.05.2026 16:00

Отметить запись состоявшейся: /record_done ID

Отменить запись: /record_cancel ID

Создать ссылку секретаря автоматически: /secretary_slug auto

Задать свою ссылку секретаря: /secretary_slug anna-nails

22. Рекомендуемый порядок настройки

  1. Запустите CRM-бота.
  2. Примите документы.
  3. Активируйте пробный период.
  4. Укажите город.
  5. Укажите название для клиентов.
  6. Добавьте услуги.
  7. Настройте режим работы.
  8. Добавьте первых клиентов.
  9. Создайте первую запись вручную.
  10. Откройте раздел Секретарь.
  11. Создайте ссылку секретаря.
  12. Настройте приветственное сообщение.
  13. Настройте кнопки меню секретаря.
  14. Откройте ссылку секретаря как клиент.
  15. Сделайте тестовую запись.
  16. Проверьте, что запись появилась в CRM.

23. Частые вопросы

Нужно ли сначала добавлять клиентов?

Нет. Клиентов можно добавлять вручную, а можно дать им ссылку секретаря. Когда клиент запишется через секретаря, он появится в системе.

Нужно ли добавлять услуги?

Да. Без услуг клиенту будет нечего выбрать при онлайн-записи.

Нужно ли настраивать расписание?

Да. Без расписания секретарь не сможет корректно показать свободное время.

Можно ли перенести запись?

Да. Откройте карточку записи и нажмите 🔄 Перенести.

Можно ли удалить клиента?

Да. Откройте карточку клиента и нажмите 🗑 Удалить.

Можно ли отключить ненужные разделы?

Да. Откройте Настройки → Разделы главного меню и отключите лишние разделы.

Можно ли поменять текст в секретаре?

Да. Откройте Секретарь → Приветственное сообщение и измените текст.

Можно ли сделать свою ссылку?

Да. Откройте Секретарь → Ссылки и QR-коды → Изменить Slug.

Что делать, если клиент не видит свободное время?

Проверьте, добавлены ли услуги, активна ли нужная услуга, настроен ли режим работы, нет ли уже записей на это время, правильно ли указан город и часовой пояс.

24. Короткая инструкция для быстрого старта

  1. Нажмите Start в CRM-боте.
  2. Примите документы.
  3. Активируйте пробный период.
  4. Укажите город.
  5. Укажите название для клиентов.
  6. Добавьте услуги.
  7. Настройте режим работы.
  8. Создайте ссылку секретаря.
  9. Отправьте ссылку клиентам.
  10. Получайте записи в CRM.